Sachbearbeiter:in im Internen Service/Geschäftsstelle
- Hansestadt Lübeck
- Voll/Teilzeit
Sachbearbeiter:in im Internen Service/ Geschäftsstelle
Das Aufgabengebiet im Geschäftszimmer umfasst
- die Assistenz der Bereichsleitung (u.a. Terminkoordination, Bearbeitung von Posteingängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Telefonservice und wegweisende Beratung für Bürger:innen, Korrespondenz mit Kooperationspartner:innen und Mitarbeiter:innen)
- die Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Koordination bei Fortbildungen, Dienstreisen, Bereitschaftsplänen etc.)
- allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, Rechnungsbuchung, Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen, Materialbestellung)
- Zeitwirtschaftsbeauftragte:r im Bereich (elektronische Zeiterfassung, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaubsanträge etc.)
Das Aufgabengebiet im Internen Service umfasst
- die Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen des Bereiches in der Finanzsoftware MACH
- die Mitwirkung bei der Bewirtschaftung des investiven und konsumtiven Haushalts des Bereiches
- die Datenerhebung aus der Finanzsoftware für das Berichtswesen
- allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, wie z.B. Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen)
- Arbeitsschutz
- die Vertretung des Geschäftszimmers
Erwartet werden
- eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
alternativ: eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. zur/zum Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bankkauffrau/-mann, Handelsfachwirt:in) oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r - Berufserfahrung im Bürobereich
- ein guter Umgang mit Familien und jungen Menschen
- gute EDV-Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen
- eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- selbstsicheres Auftreten und lösungsorientiertes Handeln
- hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- hohe Leistungsbereitschaft, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung
Geboten werden
- Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der bedarfsorientierten Servicezeiten, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
- Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
- Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing
- Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie einen Arbeitsplatz nahe der Lübecker Altstadt
Teilzeit ist nach Absprache möglich. Bitte geben Sie bei einem Teilzeitwunsch die Wunscharbeitszeit in Ihrer Bewerbung mit an.
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans. Da die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils anstrebt, werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. Dezember 2024 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Kennziffer K 275 / 2024.
Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.
Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Mutz, Telefon 0451 / 122 ‑ 4665, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Neuser, Telefon 0451 / 122 ‑ 1910 zur Verfügung.
