Assistenz Stadtpräsident:in
- Hansestadt Lübeck
- Voll/Teilzeit
Assistenz Stadtpräsident:in (EG 9a TVöD)
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen
- die Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen inkl. der Buchung von
Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters - die Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.B. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen)
- die Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben
- die Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
- die Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder
- weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r
- die Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft
- die Bearbeitung des Postein- und –ausgangs
- die Vertretung bei Abwesenheit, z.B. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder
Erwartet werden
- die abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
alternativ - die abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation
Weiterhin erwartet werden:
- wünschenswerterweise Erfahrungen und Fachkentnisse in Vorzimmer- und/ oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariatstätigkeiten vorzugsweise aufgrund von nachgewiesener Berufserfahrung
- idealerweise Erfahrung in der Betreuung von Medientechnik
- eine stark ausgeprägte Organisationskompetenz sowie selbstständiges Arbeiten
- ein hohes Maß an Kund:innenorientierung und ein deutliches Interesse an kommunalpolitischen Themen und im Umgang mit dem politischen Ehrenamt
- ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten -mündlich und schriftlich- und einen freundlichen, souveränen und sensiblen Umgang mit unterschiedlichen Personen
- ein sicheres, gepflegtes und gewandtes Auftreten
- EDV-Kenntnisse (MS Office Paket) sowie Interesse und/ oder Kenntnisse im Umgang mit Medientechnik und im Fachverfahren Allris sowie deren stetigen Fortentwicklung
Geboten werden
- Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
- Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
- Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
- Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt
Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.
Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Markmann, Telefon 0451 / 122 ‑ 1008, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Sievers, Telefon 0451 / 122 ‑ 1148 zur Verfügung.
