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Sachbearbeiter:in für Verwaltungsaufgaben

  • Hansestadt Lübeck
  • Voll/Teilzeit
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Wir suchen für unseren Bereich Lübecker Museen zum 01. Februar 2023 eine:n

Sachbearbeiter:in für Verwaltungsaufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst

  • die Beratung von Kund:innen zu den Angeboten des Museumsquartiers (Kunsthalle St. Annen, St. Annen Museum), Holstentors und der Katharinenkirche; Entgegennahme und Abwicklung von Buchungen zu Führungen und anderen buchbaren Angeboten in den Museen (telefonisch und per E-Mail)
  • die Bearbeitung von Aufträgen: Einholung von Angeboten, Auftragsvergabe nach Abstimmung mit der Museumsleitung, Rechnungsbearbeitung in Abstimmung mit dem Finanzteam
  • die Bearbeitung von Spendenvorgängen in Abstimmung mit der Museumsleitung
  • das Kostencontrolling der Sonderausstellungen des Museumsquartiers (Kunsthalle St. Annen, St. Annen-Museum) in Abstimmung mit der Museumsleitung
  • das Führen des internen Urlaubskalenders der Mitarbeiter:innen im Museumsquartier (Kunsthalle St. Annen, St. Annen-Museum)
  • Ansprechpartner:in für die Ehrenamtlichen des Museumsquartiers (St. Annen Kunsthalle, St. Annen-Museum) sowie Katharinenkirche
  • die Assistenz der Leitung des Museumsquartiers (Kunsthalle St. Annen, St. Annen Museum) bei der Vorbereitung von Ausstellungen im Hinblick auf Verwaltungsfragen, so z.B. Mithilfe bei der Abwicklung des Leihverkehrs in Absprache mit den Wissenschaftler:innen und Restaurator:innen
  • die Pflege der Internet-Seiten des St. Annen-Museums, der Kunsthalle St. Annen und der Katharinenkirche (u. a. der Termineintragungen der Veranstaltungen im Content Management-System)
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben
  • Aktenführung/Ablage

Erwartet werden

  • eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung oder
    eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement (oder Vorgängerberufe) oder
    eine andere Berufsausbildung im Bürobereich mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung
  • Erfahrungen in der Führung eines Vorzimmers
  • freundliche Umgangsformen und Teamfähigkeit
  • sehr gute Deutschkenntnisse
  • gute PC-Kenntnisse (v.a. Microsoft Office-Anwendungen)
  • eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise
  • Belastbarkeit
  • idealerweise Kenntnisse von Vergaberichtlinien, gute Englischkenntnisse, Kenntnisse in Content Management-Systemen

Geboten werden

  • eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit
  • die Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung nach dem TVöD
  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis und die Leistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. 30 Tage Jahresurlaub, Sonderzahlung)
  • freier Eintritt in die Lübecker Museen
  • ein außergewöhnlicher Arbeitsplatz auf der historischen Altstadtinsel
  • eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen und hilfsbereiten kleinen Team

Die durchschnittliche regelmäßige Wochen­arbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 5 TVöD. Darüber hinaus wird Tarifbeschäftigten eine betriebliche Altersversorgung angeboten.

Teilzeit ist nach Absprache möglich, sofern insgesamt die volle Wochenarbeitszeit abgedeckt wird; es steht nur ein Arbeitsplatz zur Verfügung. Bitte geben Sie bei einem Teilzeitwunsch die Wunscharbeitszeit in Ihrer Bewerbung mit an.
 
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans.
 
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
 
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellen­besetzung berücksichtigt.
 
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
 
Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. Dezember 2022 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Kennziffer K 305 / 2022.

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Berkau, Telefon 0451 / 122 ‑ 4271, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Neuser, Telefon 0451 / 122 ‑ 1910 zur Verfügung.