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Abteilungsleitung E-Aktenmanagement und Fachadministration E-Akte

  • Hansestadt Lübeck
  • Voll/Teilzeit
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Wir suchen für unseren Bereich Archiv der Hansestadt Lübeck zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine

Abteilungsleitung E-Aktenmanagement und Fachadministration E-Akte

Die flächendeckende Einführung der E-Akte in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck (HL) hat im Rahmen der laufenden Verwaltungsmodernisierung eine hohe Priorität und ist ein bedeutsamer Baustein der Digitalisierungsstrategie der HL. Das Archiv ist wesentlicher Akteur bei der Einführung der E-Akte im Rahmen des Teilprojektes zum Aufbau eines zentralen Aktenmanagements und einer Fachadministration für das eingesetzte Dokumentenmanagement-System (DMS). Hier liegt die Verantwortung für die zentrale Steuerung der E-Aktenführung sowie für die zentrale gesamtstädtische Fachadministration.

Das Aufgabengebiet umfasst

  • Aufbau und Leitung des zentralen Aktenmanagement-Projektteams im Archiv sowie verantwortliche Mitarbeit im Teilprojekt "E-Akte"
  • verantwortliche Wahrnehmung der inhaltlichen Fachadministration
  • Weiterentwickelung des übergeordneten Rechte- und Rollenkonzeptes für das E-Aktensystem
  • Kommunikation mit einem externen Dienstleister zu Fragen der Fachadministration des E-Akten-Systems
  • Mitwirkung beim Akzeptanzmanagement in der Einführungsphase des DMS
  • Aufbau einer Anlaufstelle/ Hilfecenters für die Nutzer:innen des DMS
  • verantwortliche Erarbeitung, Evaluierung und Weiterentwicklung einer Aktenordnung und eines Aktenplans inklusive der gesamtstädtischen Abstimmung
  • Organisation von Schulungen zu Grundlagen der digitalen Aktenführung
  • laufende Beratung der Führungskräfte in den Bereichen
  • Personalführung und -entwicklung der unterstellten Mitarbeiter:innen

Erwartet werden

  • Abschluss als Diplom-Verwaltungswirt:in (FH)/ B.A. Public Administration bzw. Nachweis der Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste 
    oder 
    Abschluss als Diplom-Archivar:in (FH) bzw. Nachweis der Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt der Fachrichtung Archivdienst 
    oder
    Nachweis der zweiten Angestelltenprüfung (Verwaltungsfachwirt:in)
    oder
    ein abgeschlossenes Studium in einer für die Aufgabenstellung förderlichen Fachrichtung (z. B. Dokumentationswissenschaften, Archivwissenschaften, Informatik)
  • mehrjährige Berufserfahrung in einem öffentlichen Archiv oder in einer öffentlichen Verwaltung
  • Erfahrungen in der Einführung eines DMS und/ oder zum Thema E-Akte und E-Akte-Einführung
  • Erfahrungen im Projekt- und Changemanagement und/ oder Records Management sind wünschenswert
  • idealerweise mehrjährige Erfahrungen in fachbereichsübergreifenden Steuerungsprozessen (Erfahrungen in der Querschnittsverwaltung)
  • wünschenswerterweise Führungserfahrung
  • hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit

Geboten werden

  • eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team
  • sicherer und familienfreundlicher Arbeitsplatz mit flexibler Zeitgestaltung
  • Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen für Ihren Aufgabenbereich (z. B. an der Archivschule Marburg)
  • die Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung nach dem TVöD
  • eine betriebliche Altersvorsorge
  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis und die Leistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. 30 Tage Jahresurlaub, Sonderzahlung)
  • ein Zuschuss zum NAH.SH-Jobticket oder ein Mobilitätszuschuss
  • Mitarbeiterrabatte bei diversen Anbietern
Die durchschnittliche regelmäßige Wochen­arbeitszeit beträgt 39 Stunden bei Tarifbeschäftigten und im Beamtenverhältnis 41 Stunden. Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich. Voraussetzung für die Teilbarkeit der Stelle ist jedoch, dass die Gesamtwochenarbeitszeit abgedeckt wird.

Die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 12 TVöD. Darüber hinaus wird Tarifbeschäftigten eine betriebliche Altersversorgung angeboten. Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist die Verleihung eines Amtes der Besoldungsgruppe A 13 gD SHBesG möglich.

Gemäß § 5 des Landesbeamtengesetzes werden Ämter mit leitender Funktion, die mindestens der Besoldungsgruppe A 13 SHBesG angehören, zunächst auf Probe übertragen. Die regelmäßige Probezeit beträgt zwei Jahre. Mit dem erfolgreichen Abschluss der Probezeit wird das Amt auf Dauer übertragen. Für den Fall, dass kein erfolgreicher Abschluss der Probezeit bestätigt werden kann, endet der Anspruch auf Besoldung aus diesem Amt, die mit dem Beginn der Probezeit gezahlt wird.
 
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans. Da die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils anstrebt, werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
 
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
 
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellen­besetzung berücksichtigt.
 
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
 
Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. März 2024 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Kennziffer K 054 / 2024.

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Herr Dr. Lokers, Telefon 0451 / 122 ‑ 4150, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Mladenoski, Telefon 0451 / 122 ‑ 1903 zur Verfügung.